Minden jól működő vállalkozás életében eljön a pillanat, amikor már annyi alkalmazottal bővül, hogy újra kell szervezni az informatikai folyamatokat.
Amíg csak 1-2 ember dolgozott a gépeken és a fájlokon kevesebb bonyodalom volt az adminisztrációval és az adattárolással (ki mit hova mentett, milyen néven). Ezek a dolgok egyre inkább fejlődnek és kifinomulnak. Jogosultságrendszerek alakulnak ki, hogy ki mihez férhet hozzá és mihez nem. Egyidőben történő dokumentumszerkesztés is lehetőségként merül fel, továbbá már a mentésekkel sem kell bajlódni, azok is automatizálhatók, ezáltal is csökkentve az adatvesztés kockázatát.
Rengeteg gyártó és cég áll rendelkezésre, különféle megoldásokkal. A legfőbb kérdés csupán az, számunkra mi az előnyös és milyen módon szeretnénk használni ezeket a szolgáltatásokat.
Első körben bemutatjuk milyen szolgáltatásokat lehet igénybe venni, hogyan működnek, majd összehasonlítjuk őket egymással.
Felhő? NAS? Vagy szerver?
1. Felhő – Dropbox, Microsoft 365, Azure, Google Drive, iCloud, Amazon Web Services stb…
Valószínűleg már hallottál a „felhő” nevű elnevezésről, ami mágikus adattárolással és egyéb szolgáltatásokkal kecsegtet.
Tisztázzuk elsőkörben a felhő valójában nem a felhőkben található. Remélem most nem omlott össze Benned egy világ és nem mondtam újdonságot ezzel a kijelentéssel. 🙂
Ezek hatalmas méretű szerver-farmok különböző országokban, amik megfelelő védelemmel biztosítják az előfizetők számára a szolgáltatáshoz a hozzáférést (hogy megtudd nyitni rajta a levelezésed, a fájlaidat stb).
Ebben az elemzésben a Microsoft 365 szolgáltatását vesszük górcső alá.
Hogyan működik? Egy céges előfizetést és konfigurációt követően már rendelkezésre is áll a felület (office.com) és a tárterület. Ide a feltöltött fájlokkal már tudtok dolgozni, akár egymagad akár a cégeddel közösen.
Sokféleképpen meg lehet oldani, ezért csak párat említünk belőle.
Közös munka esetében:
- Böngészőben használhatod, bármely gépről, amelyen van internetkapcsolat
- Teams esetében ugyanúgy böngészőből vagy a saját gépedről a telepített alkalmazásban
- A gépedre telepített OneDrive és SharePoint segítségével
Hogy néz ki a közös munka?
Szemléletes példaként látszik, ahogy az Excelben egy ügyféllel használjuk közösen a megosztott munkafüzetet és egyszerre szerkesztettük. A cellából látszik, hogy egy másik személy szerkeszti (J5-ös cella, míg én a J8-asból). A munkavégzést nem zavarva, könnyen és egyszerűen lehet használni. Az ügyfél vendégként fér hozzá a dokumentumhoz, még csak regisztrálnia sem kellett.
Mint látható (bal felső sarok) a mentések automatikusak, tehát amint módosítás történik azt elmenti a rendszer. Ezek verzióelőzményekként rendelkezésre állnak és visszaállíthatók, ha véletlen felülíródott valami.
Teamssel hasonlóan működik a folyamat.
Ezen felül az előfizetés függvényében még további szolgáltatásokat is igénybe lehet venni: levelezést, a hivatalosan telepíthető Office programokat, jegyzeteket, visio tervezőprogram, űrlapkitöltők, stb…
Előnyei:
- Olcsó, havidíjas előfizetéses rendszer, kis beruházást követően
- Könnyű elkezdeni használni, mivel az ismert Office programokkal mindenki dolgozik
- Egyszerű nagyobb fájlokat is megosztani cégen belül, de akár külsősökkel is rugalmas a közös munka
- Nagy tárhely, de közben nem a gépen foglalja a helyet
- Integrált szolgáltatás: mindenhez egy jelszó kell, egy helyen belül tudsz mindent kezelni
Hátrányai:
- Gyors és jó minőségű internetkapcsolat szükséges
- Szakember kell a kezdeti konfigurációkhoz és a beüzemeléshez
- Nehéz megszabni, hogy ki milyen fájlokhoz és mappákhoz férjen hozzá. Nem teljesen kiforrott az olvasási jogosultság beállítása
2. NAS – miniszerver – hálózati adattároló – Synology, QNAP, WD my cloud
Mi is ez? Egy mini számítógép, amin keresztül szintén eléred otthonról/irodából a fájlaidat.
Ebben a részben a Synology Nas megoldásait elemezzük.
Ez azért más, mint a felhő mert Neked kell megvenned az eszközt, a winchestert és telepítened az operációs rendszert. Miután ez megtörtént rendelkezésre áll egy olyan rendszer, ahol megszabhatod, hogy mely mappának milyen jogokat adsz (olvasás/szerkesztés/egyik se stb).
A fájlok elérése minden gépen támogatott, de a közös egyidőben történő munkavégzés nem lehetséges vele úgy, mint a Microsoft rendszerével. A fájlok elérése történhet programmal, ha távolról használnánk az eszközt, de a beépített fájlkezelővel is működik, ha egy hálózaton vagyunk vele. A közös munkát segíti, hogy tájékoztatást kapunk, ha egy fájlnál módosítást hajtanak végre.
Használata már egy kicsit specifikusabb hozzáértést igényel, ezért általában cégek veszik igénybe (megfigyelő kamerákat rá lehet kötni, virtuális gépet lehet róla futtatni, de ugyanúgy fájlelérésre is alkalmas).
Előnyei:
- Nem vagy kiszolgáltatva egy külsős cégnek, a Te tulajdonodban vannak az eszközök és az adatok
- Könnyű jogosultságmenedzselés, felhasználók olvasási jogainak meghatározása
- Széles funkciólistájának köszönhetően a rendszergazdád könnyebben tud segíteni egy probléma megoldásában (DDNS, webszerver, levelezőrendszer, számítógépek mentései, virtuális számítógép futtatása)
Hátrányai:
- Az elején nagyobb beruházást igényel
- Egy szakembernek folyamatosan felügyelni kell a mentéseket és az eszköz állapotát
- Áramszünet, vagy internetes probléma esetén az eszköz nem elérhető
- Nagyobb az esély a fizikai meghibásodásra és az adatok elvesztésére
3. Szerver – Windows, linux szerver:
Ez a már az igazán növekvő cégeknek ajánlott. Használata nem csak a közös munkára kiélezett, hanem olyan programok használatához, amihez egy dedikált kiszolgáló (szerver) szükséges.
Mondok egy példát, hogy érthető legyen. Tegyük fel egy könyvelésen 10 ember (= 10 gép) dolgozik 100 cég könyvelésén. Ahhoz, hogy folyamatosan naprakészek legyenek az adatok az összes cégnél, ahol a változások történnek, kell egy „fő gép”, ahova „bedolgozzák” az adatokat, mert egyszerre 10 különböző gépen csak így lehet megoldani a szinkronizációt (azaz, hogy mindenhol a legaktuálisabban jelenjenek meg az adatok).
Hogyan működik a közös munka?
A fájlokon a hagyományos értelemben történik a munkavégzés, megnyitjuk a szerverről és dolgozhatunk velük zavartalanul. Az egyidőben történő munkavégzés nem lehetséges, egyszerre csak egy gép nyithatja meg az adott fájlt mások nem használhatják őket. Bezárást követően mások is dolgozhatnak rajta.
Előnyei:
- Teljeskörű kiszolgáló funkciót lát el, ezért a rendszergazdáknak széleskörű lehetőségei nyílnak egy probléma megoldására
- Csak ezt a megoldást lehet használni, ha egy programot szeretnénk a hálózatra kötni professzionális módon
Hátrányai:
- Komoly beruházási és fenntartási költségei vannak
- Szakembert igényel a telepítése és a karbantartása
- Nehezen megoldott a távoli elérés, inkább belsős céges munkavégzésre használják
Ezen felsorolt opciók bármelyike lényegesen felgyorsítják a kollégák és nem utolsó sorban a saját munkádat!
De nézzük is a konklúziót, hogy mit mire érdemes használni.
Felhő:
Rendszergazdaként ezt akkor szoktuk javasolni, amikor nincs olyan program vagy eszköz a számítógépeken és a hálózati infrastruktúrában, amihez egy külön szervert vagy számítógépet kellene futtatni (könyvelői vagy számlázó programok, vállalatirányítási program, beléptető-rendszerek, kamerák stb).
Tehát ezt akkor érdemes használni amikor egy cég csak Excellel, Worddel, videókkal és képekkel dolgozik. Vagy az ő munkakörükben egy böngészős felületen megoldott a munkavégzés.
Továbbá, ha kezdő vagy veterán egyszemélyes vállalkozó vagy, akkor is érdemes ezt a megoldást választani, mivel lényegesen megkönnyíti a munkavégzést.
NAS – miniszerver:
Ennél az opciónál több szempontot szoktunk figyelembe venni. Először is, hogy milyen a hálózati infrastruktúra és a céges környezet. Tegyük fel, hogy később terveztek pár kamerát felszerelni akkor lényegesen kedvezőbb, ha a rögzítés egyből a NAS-on lesz megoldva. Illetve, ha a 10 gépből 10 rendes számítógép és nem hordozható laptop, akkor is célszerűbb egy NAS, mivel úgy sem fogják hordozni máshova, tehát mindig a hálózaton belül mard.
Továbbá, ha az eddigi céges kultúrában be volt állítva egy jogosultságmátrix, hogy ki mihez férhet hozzá a mappákon belül, illetve voltak olyan mappák, amiken belül csak az adott kolléga dolgozott, akkor szintén érdemesebb egy NAS-t választani.
Szerver:
Fontos leszögezni, hogy ez az opció csak és kizárólag 20 fő feletti cégeknek ajánlott. Egy ilyen szerver több tízezer euró, és egy folyamatos karbantartást végző rendszergazda bére. Olyan helyzetekben szükséges, amikor a cég által használt nélkülözhetetlen program lényegesen megkönnyítené és felgyorsítani a munkavégzést (pl. könyvelői programok, vállalatirányítási rendszerek, gyártóüzemekben állapot-visszajelző programok).
Összességében azért elmondható, hogy a legnépszerűbbek a felhős megoldások. Manapság a legtöbb alkalmazást beletudják integrálni egy böngészős felületbe, ezért nekünk csak a fájlokat kell kezelni. Illetve, a beruházás mértéke is csak minimális összehasonlítva a többi versenyzőjével.
Ha cégvezetőként továbbra se tudod, milyen megoldást érdemes bevezetned akkor vedd fel velünk a kapcsolatot az office@liveit.sk e-mail címen!
